Via de kanalen die je nu al gebruikt
Een mail in een gedeelde postbus, een scan van de post, een bericht van een verzekeraar of expertisebureau, of een formulier dat de klant heeft ingevuld. Je hoeft geen kanaal om te zetten om te beginnen.
Module · Slimme Procesregie
Mail, post en scans staan in het juiste dossier.
Elk bericht dat binnenkomt wordt gelezen, gekoppeld aan de juiste relatie, polis of schade, en als taak klaargezet bij de behandelaar die eraan werkt. Je hangt er zoveel mailboxen aan als je wilt. De correspondentie komt vanzelf in het juiste dossier terecht, ook als niemand eraan denkt.
Wat het is
Elk stuk wordt eerst voorbereid:
een type, een dossier en een behandelaar.
Stel je voor: een mail over een dekkingswijziging, binnen om 08:32. Voordat iemand hem opent is hij herkend als mutatie, gekoppeld aan de opstalpolis waar hij bij hoort, en op de lijst gezet van de collega die die polis doet. Is de informatie niet voldoende om die koppeling met zekerheid te leggen, dan gaat de mail naar een medewerker, op de lijst die jij daarvoor hebt ingericht, met de reden erbij.
Wat er bijvoorbeeld binnenkomt
E-mailGelezen, geclassificeerd, aan het dossier gekoppeld en gearchiveerdVanzelf
PolisstukkenVerzameld, ontdubbeld en compleet gemaaktVanzelf
SchademeldingenHerkend, dossier aangemaakt of gekoppeld, betrokkenen erbijVanzelf
Bij alle drie is daarna de mens aan zet.
Jouw regels bepalen waar het heen gaat
In tabellen die jij zelf inricht staat per documentsoort wie het behandelt, op welk kantoor, en wat er daarna gebeurt: meteen archiveren, een datum in de agenda, op een werklijst, bundelen met andere stukken van dezelfde polis, of doorsturen naar een ketenpartij.
Jij bepaalt hoe je werklijsten eruitzien
Herkent het systeem het polisnummer niet, of past het stuk bij twee dossiers, dan kijkt een medewerker ernaar, met de reden erbij. Op welke lijst dat stuk terechtkomt bepaal je zelf: per team, per afdeling, per soort werk, of een combinatie daarvan. Verandert je organisatie, dan verandert de indeling mee.
Hoe het werkt
Het stuk is aan het dossier gekoppeld
voordat je het opent.
Het belangrijke punt is de voorbereiding. Er zijn vier stappen tussen de postbus en de werklijst, waarvan de behandelaar er drie niet meer ziet.
Binnen
Mail, polisstukken en schademeldingen komen binnen via de kanalen die je al gebruikt.
Herkennen
Het bericht wordt gelezen en het soort werk wordt vastgesteld.
Classificeren en koppelen
Het bericht wordt geclassificeerd, aan het juiste dossier gekoppeld en op de lijst gezet van het team dat het behandelt.
Beoordelen
Past het binnen je regels, dan is het al afgehandeld: gearchiveerd, in de agenda gezet of verstuurd. De rest staat klaar op de werklijst, met het dossier erbij.
Zo ziet het eruit
Alles op één dashboard.
Wat binnenkwam, waar het bij hoort en wat er nog aandacht vraagt. Zo zie je in één blik of je team achterloopt of bijblijft.
Wat het oplevert
Elk stuk wordt op dezelfde manier voorbereid
Een schademelding wordt op maandagochtend net zo voorbereid als op vrijdagmiddag, en komt bij het team dat jij ervoor hebt aangewezen. Een nieuwe collega vindt een werkwijze die al in de regels staat, en hoeft die niet van iemand af te kijken.
Wat het van je vraagt
Wat je inricht, bepaalt
hoeveel er bij niemand langs hoeft.
Hoe beter je het inricht, hoe minder handelingen er nodig zijn. Deze werklaag komt bovenop het systeem dat al draait. Hoeveel stukken geautomatiseerd verwerkt worden, hangt af van twee factoren: de regels die je inricht en de gegevens waarop het systeem moet koppelen.
Hoe het aansluit op wat je al hebt
- Polis, schade en incasso blijven in de backoffice die je nu gebruikt.
- Documenten en vervolgacties landen daar terug, en de verwerking start daar.
- Je neemt af wat je nodig hebt en begint bij het werk waar de druk het hoogst is.
Je regels, eenmalig ingericht
Documentsoorten, behandelaars, kantoren en trefwoorden komen in tabellen te staan. Dat vergt de nodige voorbereiding, en het is precies de reden dat het daarna jouw manier van werken volgt.
Gegevens om op te koppelen
Dossier-, polis- en schadenummers, documenttypen en relatiegegevens bepalen hoeveel er automatisch terechtkomt. Gegevens van slechte kwaliteit betekenen meer stukken op de uitvalstap.
Beheer is essentieel
Uitval nalopen, regels bijstellen, werklijsten verbeteren. De beheerder ziet aan de lijst met uitval precies waar de regels scherper kunnen.
Slimme Procesregie
Vier modules.
Je neemt wat je nodig hebt.
Begin bij de post die het hardst vastloopt, en breid uit wanneer dat werkt. Elke module is los afneembaar.
Mutatie & Prolongatie
Polisstukken compleet, zonder zoeken
Meer over Mutatie & ProlongatieSchadebehandeling
Van melding tot dossier, voordat iemand kijkt
Meer over SchadebehandelingUitbetalingen
Geen uitbetaling zonder controles
Meer over UitbetalingenOp welke werkzaamheden lopen jullie vast?
Kies één stroom, van mail tot uitbetaling. Daarmee toetsen we samen wat past bij de omgeving die je al hebt.