Via de kanalen die je nu al gebruikt
Een mail in een gedeelde postbus, een scan van de post, een bericht van een verzekeraar of expertisebureau, of een formulier dat de klant heeft ingevuld. Je hoeft geen kanaal om te zetten om te beginnen.
Eén van twee gebieden · Slimme Procesregie
Het uitzoekwerk is al gedaan.
Documentverwerking, mutatie en prolongatie, schadedossiers en uitbetalingen, allemaal op dezelfde manier voorbereid. Voor volmachtbedrijven, serviceproviders en intermediaire organisaties die dagelijks grote aantallen stukken verwerken. Een binnenkomend stuk wordt herkend, aan het juiste dossier gekoppeld en op de lijst gezet van het team dat het behandelt. Is er niet genoeg informatie om dat met zekerheid te doen? Dan kijkt een medewerker ernaar.
Aan het dossier gekoppeld voordat je het opent
Bij onvoldoende zekerheid beslist een medewerker
De regels worden door jou bepaald
Waar het om draait
Het werk groeit harder
dan het team.
Elke dag komen er stukken binnen die ergens bij horen. Iemand moet uitzoeken bij welk dossier, welk type het is en wie het oppakt. Dat werk schaalt niet mee met het volume.
Waar de tijd blijft
- Handmatig zoeken bij welke relatie, polis of schade een stuk hoort.
- Zelf bepalen welk documenttype het is en wie het moet behandelen.
- Losse stukken die bij elkaar horen, apart behandelen en apart versturen.
- Volle mailboxen waarin correspondentie blijft staan in plaats van in het dossier.
- Na een piek, bijvoorbeeld na een storm, een achterstand die niet meer in te lopen is.
Wat het is
Elk stuk wordt eerst voorbereid:
een type, een dossier en een behandelaar.
Stel je voor: een mail over een dekkingswijziging, binnen om 08:32. Voordat iemand hem opent is hij herkend als mutatie, gekoppeld aan de opstalpolis waar hij bij hoort, en op de lijst gezet van de collega die die polis doet. Is de informatie niet voldoende om die koppeling met zekerheid te leggen, dan gaat de mail naar een medewerker, op de lijst die jij daarvoor hebt ingericht, met de reden erbij.
Wat er bijvoorbeeld binnenkomt
E-mailGelezen, geclassificeerd, aan het dossier gekoppeld en gearchiveerdVanzelf
PolisstukkenVerzameld, ontdubbeld en compleet gemaaktVanzelf
SchademeldingenHerkend, dossier aangemaakt of gekoppeld, betrokkenen erbijVanzelf
Bij alle drie is daarna de mens aan zet.
Jouw regels bepalen waar het heen gaat
In tabellen die jij zelf inricht staat per documentsoort wie het behandelt, op welk kantoor, en wat er daarna gebeurt: meteen archiveren, een datum in de agenda, op een werklijst, bundelen met andere stukken van dezelfde polis, of doorsturen naar een ketenpartij.
Jij bepaalt hoe je werklijsten eruitzien
Herkent het systeem het polisnummer niet, of past het stuk bij twee dossiers, dan kijkt een medewerker ernaar, met de reden erbij. Op welke lijst dat stuk terechtkomt bepaal je zelf: per team, per afdeling, per soort werk, of een combinatie daarvan. Verandert je organisatie, dan verandert de indeling mee.
De onderdelen
Vier modules.
Je neemt wat je nodig hebt.
Begin bij de post die het hardst vastloopt, en breid uit wanneer dat werkt. Elke module is los afneembaar.
Documentverwerking
Mail, post en scans staan in het juiste dossier
Elk bericht dat binnenkomt wordt gelezen, gekoppeld aan de juiste relatie, polis of schade, en als taak klaargezet bij de behandelaar die eraan werkt. Je hangt er zoveel mailboxen aan als je wilt. De correspondentie komt vanzelf in het juiste dossier terecht, ook als niemand eraan denkt.
Meer over DocumentverwerkingMutatie & Prolongatie
Polisstukken compleet, zonder zoeken
Deze module heeft twee kanten. Wat je van verzekeraars ontvangt wordt uit je kanalen opgehaald, ontdubbeld en per polis als set klaargezet; een set komt pas naar voren als hij compleet is. Wat je zelf aanmaakt gaat langs een tweede paar ogen voordat het de deur uit gaat, en wordt gesorteerd en gebundeld: je klant krijgt één set in plaats van tien losse berichten achter elkaar. Jij bepaalt of de stukken direct naar de klant gaan.
Meer over Mutatie & ProlongatieSchadebehandeling
Van melding tot dossier, voordat iemand kijkt
Een schademelding die binnenkomt wordt herkend, het dossier wordt aangemaakt of aan een bestaand dossier gekoppeld, en de betrokkenen worden eraan gekoppeld. De melding gaat na jouw controles naar de behandelaar die eraan werkt. Het dossier is kant en klaar om te verwerken: de melding, de polis, de dekking en de stukken bij elkaar in één scherm. Het oordeel over de schade blijft bij je mensen.
Meer over SchadebehandelingUitbetalingen
Geen uitbetaling zonder controles
Voordat het geld gestort wordt, gaan schade-uitkeringen en premierestituties langs vaste controles: openstaande posten, het IBAN, signalen van fraude en de inhoud van de stukken. Onder het excassobedrag dat jij kiest gaat de betaling direct de deur uit, daarboven kijkt een tweede of derde paar ogen mee.
Meer over UitbetalingenOnder de modules ligt één documentarchief. Elk stuk, inkomend en uitgaand, wordt daar geordend op relatie, polis en schade, met de datum erbij: je zoekt op een polisnummer en ziet de hele set. De modules halen hun documenten daar op, dus je houdt één archief in plaats van een map per proces.
Wat het oplevert
Je behandelaars zien alleen
wat een oordeel vraagt.
Je behandelaars zien direct wat ze moeten doen: een duidelijke werklijst, met de behandelaar of het team erbij. Hoe het werk verdeeld wordt, heb jij zelf ingericht.
Je team begint bij het oordeel
Het dossier staat open, de polisstukken zitten erbij en de premie is doorgerekend. De behandelaar leest en besluit, zonder eerst uit te zoeken waar het stuk bij hoort.
Elk stuk wordt op dezelfde manier voorbereid
Een schademelding wordt op maandagochtend net zo voorbereid als op vrijdagmiddag, en komt bij het team dat jij ervoor hebt aangewezen. Een nieuwe collega vindt een werkwijze die al in de regels staat, en hoeft die niet van iemand af te kijken.
Je klant krijgt één complete set
Een polisblad, de voorwaarden en de nota gaan samen de deur uit in plaats van los achter elkaar. En wat je stuurt en ontvangt staat bij de polis, ook de mail die iemand op een drukke dag anders had laten staan.
Hoe het werkt
Het stuk is aan het dossier gekoppeld
voordat je het opent.
Het belangrijke punt is de voorbereiding. Er zijn vier stappen tussen de postbus en de werklijst, waarvan de behandelaar er drie niet meer ziet.
Binnen
Mail, polisstukken en schademeldingen komen binnen via de kanalen die je al gebruikt.
Herkennen
Het bericht wordt gelezen en het soort werk wordt vastgesteld.
Classificeren en koppelen
Het bericht wordt geclassificeerd, aan het juiste dossier gekoppeld en op de lijst gezet van het team dat het behandelt.
Beoordelen
Past het binnen je regels, dan is het al afgehandeld: gearchiveerd, in de agenda gezet of verstuurd. De rest staat klaar op de werklijst, met het dossier erbij.
Aan de kant van de behandelaar
Alles op één dashboard.
Wat binnenkwam, waar het bij hoort en wat er nog aandacht vraagt. Zo zie je in één blik of je team achterloopt of bijblijft.
Wat het van je vraagt
Wat je inricht, bepaalt
hoeveel er bij niemand langs hoeft.
Hoe beter je het inricht, hoe minder handelingen er nodig zijn. Deze werklaag komt bovenop het systeem dat al draait. Hoeveel stukken geautomatiseerd verwerkt worden, hangt af van twee factoren: de regels die je inricht en de gegevens waarop het systeem moet koppelen.
Hoe het aansluit op wat je al hebt
- Polis, schade en incasso blijven in de backoffice die je nu gebruikt.
- Documenten en vervolgacties landen daar terug, en de verwerking start daar.
- Je neemt af wat je nodig hebt en begint bij het werk waar de druk het hoogst is.
Je regels, eenmalig ingericht
Documentsoorten, behandelaars, kantoren en trefwoorden komen in tabellen te staan. Dat vergt de nodige voorbereiding, en het is precies de reden dat het daarna jouw manier van werken volgt.
Gegevens om op te koppelen
Dossier-, polis- en schadenummers, documenttypen en relatiegegevens bepalen hoeveel er automatisch terechtkomt. Gegevens van slechte kwaliteit betekenen meer stukken op de uitvalstap.
Beheer is essentieel
Uitval nalopen, regels bijstellen, werklijsten verbeteren. De beheerder ziet aan de lijst met uitval precies waar de regels scherper kunnen.
Oplossingen
Andere oplossing nodig?
Distributie
Begin bij één onderdeel. De rest sluit later aan, stuk voor stuk, zodat je niet alles tegelijk hoeft te doen. Meer over het platform
Op welke werkzaamheden lopen jullie vast?
Kies één stroom, van mail tot uitbetaling. Daarmee toetsen we samen wat past bij de omgeving die je al hebt.